مـدیـریـت بـحـران

مدیریت در واقع هنر استفاده از منابع موجود برای نیل به هدفهای مطلوب با حداکثر کارآیی می باشد . شاید در شرایط عادی همه ما مدیران خوبی باشیم ولی سوال این است که در شرایط غیر متعارف و بحرانی چگونه هستیم ؟

با آگاهی از شرایط بحران ، امروزه مدیریت بحران یک بخش اساسی از مدیریت استراتژیک است . در واقع میتوان گفت مدیریت بحران به منزله یک رشته علمی ، به طور کلی در حوزه مدیریت استراتژیک قرار می گیرد و به طور خاص به مباحث کنترل استراتژیک مرتبط می شود . اگر در گذشته بخشی از سازمان مسولیت رویارویی با بحران را به عهده داشت اما اکنون کل سازمان آن را مهم دانسته و پیچیدگی و پیشرفت برنامه ها سبب شده تا دولت ها ، نهادهای مالی ، شرکت های خدماتی و … به شناخت روش های برخورد با تغییرات ناگهانی و پیش بینی نشده رو آوردند به این دلایل مدیریت بحران بخشی از تمام برنامه های استراتژیک سازمان ها گردیده است . با مدیریت بحران می توان با قدرت جلو گسترش و ابعاد تازه تر بحران را گرفت در حالی که با عملکرد نامناسب ، بحران به سرعت گسترش یافته و وضعیت سخت تر و بدتر خواهد شد . داشتن یک برنامه عملیاتی برای انواع بحران هایی که در حوزه فعالیت سازمان روی می دهد به همراه گروههای راهنمایی تاکتیکی و استراتژیکی می تواند بهترین فرصت ممکن برای مقابله سریع و قاطع با هر بحران که روی می دهد را فراهم کند.

در نگرش سنتی مدیران بحران در انتظار خراب شدن امور می نشیند و پس از بروز ویرانی سعی می کنند تا ضرر ناشی از خرابی ها را محدود سازند ولی امروزه این نگرش عوض شده است بدین گونه که مدیریت بحران بر ضرورت پیش بینی منظم و کسب آمادگی برای رویارویی با آن دسته از مسایل داخلی و خارجی تاکید دارد که به طور جدی شهرت سودآوری و یا حیات سازمان را تهدید می کنند . باید توجه داشت که مدیریت بحران با مدیریت روابط عمومی متفاوت است . مدیر روابط عمومی برای خوب جلوه دادن سازمان تلاش میکند در حالی که مدیر بحران سعی دارد تا در شرایط دشوار سازمان را در موقعیت خوب نگه دارد .

طبقه بندی پارسونز سه نوع بحران را بیان می کند :

۱- بحران های فوری : این بحران ها دارای هیچ گونه علامت هشدار دهنده قبلی نیستند و سازمان ها نیز قادر به تحقیق و برنامه ریزی برای دفع آنها نیستند .

۲- بحران های تدریجی : این بحرانها به آهستگی ایجاد می شوند و می توان آنها را متوقف کرد یا از طریق اقدامات سازمانی آنها را محدود ساخت .

۳- بحرانهای ادامه دار : این بحران ها ممکن است هفته ها ، ماهها و یا حتی سالها به طول بیانجامند . استراتژی های مواجه شدن با این بحرانها در موقعیت های متفاوت بستگی به سه معیار دارد : سطح تهدید ، فشار زمانی و شدت وقایع .

بورنت با استفاده از این سه معیار و نیز معیار تعداد گزینه های واکنش یا پاسخگویی ، ماتریسی را برای طبقه بندی بحران ها پیشنهاد کرده که در آن ۱۶ خانه وجود دارد که در آن سطح تهدید در دو سطح بالا و پایین ، تعداد گزینه های واکنشی در دو طبقه کم و زیاد ، فشار زمانی در دو حد کم و شدید و درجه کنترل در دو سطح بالا و پایین در نظر گرفته شده است .

میتراف بحران ها را از دو طیف داخلی بودن سازمان و یا خارجی بودن سازمان طبقه بندی می کند که بر روی محور افقی قرار می گیرد و محور عمودی بحران ها را از حیث ماهیت فنی یا اقتصادی بودن در مقابل اجتماعی یا سازمانی بودن تفکیک می کند و چهار وضعیت کلی را متمایز می سازد.

انواع دیگر بحران ها که در طبقه بندی ها آمده است عبارتند از : بحران نوظهور ، بحران آرام ، بحران تصادفی ، بحران انعکاسی ، بحران تعمیقی ، بحران های روزمره ، بحران اجرایی

در تعریف بحران سازمانی بهتر است بین بحران CRISIS و فاجعه یا واقعه ناگوارDISASTER  تفاوت قائل شد. به گفته برنت، بحران توصیف کننده شرایطی است که در آن ریشه های پدیده می تواند مسائل و مشکلاتی مانند ساختار ها و عملیات های مدیریت نامناسب و یا شکست در تطابق با یک تغییر باشد. درحالی که منظور از فاجعه این است که شرکت ها با تغییرات مصیبت بار پیش بینی نشده یا ناگهانی مواجه شده که کنترل کمی بر روی آن ها دارد. یک بحران سازمانی پدیده ای با احتمال وقوع کم و تاثیرگذاری زیاد است که قابلیت اجرایی سازمان را تهدید می کند و از مشخصه آن مبهم بودن عامل، مبهم بودن تاثیرات و وسایل حل آن است و تصمیمات مربوط به آن باید به سرعت اتخاذ شود. در بسیاری موارد ، مشکلاتی که به عنوان بحران مطرح می شوند بحران نیستند و در واقع بحران ها شرایطی هستند که غیر قابل پیش بینی و غیر مترقبه هستند نه سهل انگاری و بی توجهی مدیران. اگر مدیریت بحران را برنامه ریزی برای کنترل بحران تعریف کنیم در آن صورت چهار مرحله را برای برنامه ریزی برای کنترل بحران باید به انجام رساند.

۱ – پیش بینی بحران و بررسی نقاط بحران خیز و آسیب پذیر

۲ – تهیه ی برنامه اقتضایی برای مواجه با بحران

۳ – تشکیل تیم مدیریت بحران و آموزش نیروی انسانی

۴ – تکمیل برنامه ها و اجرای آن ها به صورتی آزمایشی و با تمرین عملی

مدیریت شایسته برای حالت های بحران، بیش از هرچیز دیگری باید فردی قاطع باشد. اینگونه مدیران به چابکی واکنش نشان داده و از آن مهم تر ، توانایی شتاب بخشیدن به فرآیند تصمیم گیری را دارند. آن ها هیچ یک از گام های ضروری و استاندارد تصمیم گیری و حل مسئله را فراموش نمی کنند. مدیران باید با تدوین یک برنامه مدیریت بحران برای مواجهه با بحران امکان واکنش مطلوب را داشته باشند . دو اشتباه مهم که در هنگام مواجهه با بحران بروز می کنند و موجب افزایش خسارتهای ناشی از بحران می شوند عبارتند از :

  1. نادیده گرفتن نخستین علائم هشدار دهنده
  2. انکار وجود مساله هنگامی که حادثه ناگواری در حال رخ دادن است

سیستمهای کنترل

  • سیستم های کنترل تشخیصی : نتایج عملکرد را مورد ارزیابی قرار می دهند .
  • سیستم های کنترل ارزشی : ارزشهای اساسی سازمان را به کارکنان ارائه می کند .
  • سیستم های کنترل تحدیدی : با استفاده از عبارت های نهی کننده ، حداقل استانداردهای قابل قبول را معین می کنند .
  • سیستم های کنترل تعاملی : جلب توجه و همکاری همه ی کارکنان برای کسب اطلاعات و بررسی آنها جهت استفاده مدیران .

مدل های مدیریت بحران

الف) مدل مدیریت بحران تیری و میتراف:

مدیریت اثر بخش بحران سازمانی جدا از نوع بحران  شامل اداره کردن پنج مرحله ی مشخص است که انواع بحران ها طی می کنند.

۱ – شناسایی یا ردگیری علائم ۲- آمادگی و پیشگیری ۳ – مهارویرانی ۴ – بهبود ۵ – یادگیری

ب) مدل واکنشی در مقابل مدل پیش فعال

مدل واکنشی : سازمان علائم هشدار دهنده را نادیده گرفته و با وقوع بحران نسبت به آن واکنش نشان می دهد. در این مدل پیامدهای ناشی از بحران مشخص نمی شوند.

مدل پیش فعال : سازمان خود را برای رویارویی با بحران و مدیریت آن از قبل آماده می سازد. در این مدل نه تنها فرصت هایی را برای اداره بحران فراهم می سازد بلکه می توان حتی به دفع بحران منجر شود.

ج) مدل چرخه ی عمر بحران و دیدگاه استراتژیک نسبت به آن

طبقه بندی بحران ها براساس چرخه ی عمر آن در مشخص کردن استراتژی های مواجهه با بحران در هر یک از مراحل عمرش و حتی چگونگی متوقف کردن بحران برای مدیران مفید است.

مدیریت بحران سازمانی به عنوان فرآیندی نظام یافته است که طی این فرآیند سازمان تلاش می کند بحران های بالقوه را شناسایی و پیش بینی کند. سپس در مقابل آن ها اقدامات پیشگیرانه انجام دهد تا اثرات آن را به حداقل برساند. برای اجرای این فرآیند باید مشخص شود که بحران در چه مرحله ای از عمر خود قرار دارد تا بتوان نسبت به اقدامات پیشگیرانه و یا هر اقدام مناسب، تصمیم درستی اتخاذ کرد و روش های صحیحی به اجرا درآورد. به نظر می رسد می توان اینگونه نگاه کرد که هر بحران به منزله یک فرصت مناسب برای بازسازی شرایط سازمان است که باید تلاش کرد با کمترین هزینه آن را پشت سر گذاشت . یکی از خواص مثبت بحران آن است که ایده ها و باور های قدیمی در سازمان را کنار زده و افراد با همکاری هم و در کنار یکدیگر به ایده و باور جدید در حل معضلات سازمانی برسند.

 

مطلب پیشنهادی

طوفان فکری

طوفان فکری، یک فن موثر برای حداکثر سازی پتانسیل گروهی است که برای خلق ایده …