شاید این مطالب برایتان مفید باشد
اگر می خواهید گزارش شما در خوانندگان موثر واقع شود، باید از قبل تشخیص دهید که انتظارات فرد از گزارش شما چیست. برای این کار می توان چک لیست گزارش تهیه کرد. برای مثال:
- گزارش شما به چه کسی یا کسانی ارجاع داده می شود؟
- سمت افراد ذیربط چیست؟ (خود شما، رئیس شما، خواننده گزارش)
- موضوع دقیقا چیست؟
- دانش و تخصص گیرنده گزارش چقدر است؟
- آیا خواننده بیشتر از شما می داند یا شما بیشتر از او؟
- حقایق شما چیست؟
- اظهارات گزارش چیست؟
- آیا اطلاعات می دهید؟
- آیا گزارش می دهید که چیزی را کشف کرده اید؟
- آیا پیشنهاد راه حل برای برطرف کردن یک مشکل را می دهید؟
- آیا ابراز عقیده می کنید؟
- گزارش به کجا می رود؟ (یک شخص، یک اداره، یک گروه و…)
- زمینه ی گزارش چیست؟ (عمومی، علمی، تخصصی و…)
- آیا گزارش خواننده را وادار به عمل خاصی می کند؟
- چه عملی را انتظار دارید؟
- چه کسی در مقابل عمل مذکور مسئول است؟
واضح است که کلیه حقوق در گزارش را یاید به صورتی گویا بیان کنید تا طرف مقابل قانع شده و پیشنهادتان را بپذیرد. گزارش نویس ممکن است دلایل و حقایق زیادی را برای گفتن داشته باشد، اما بهتر است آنهایی را مطرح کند که در گزارش خود آورده است. مطرح کردن حقایقی که از بدیهیات است ولی درباره آنها نمی توان تصمیم گرفت، جایز نیست و امکان دارد که با سطحی نگریستن گزارش از جانب خواننده مواجه شود. گزارش باید به موقع تنظیم شود و حاوی مطالبی باشد که نظارت را تسهیل کند.
منبع: کتاب اصول سرپرستی سازمان، رسول موسویان
